Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 14.12.2021/Pykälä 396

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 25.10.2021 § 331 

Valmistelija / Beredare: hankinta-asiantuntija Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi, johdon assistentti Marina Forsström marina.forsstrom(at)sipoo.fi, suunnittelija Petra Salomaa, petra.salomaa(at)sipoo.fi.

Sarastia Oy on valmistelemassa käännös- ja tulkkauspalveluiden yhteishankintaa.

Sopimuskausi on suunniteltu ajalle 1.3.2022 - 28.2.2026. Hankinnan kohteena ovat käännös- ja tulkkauspalvelut, sisältäen läsnäolo-, etä- ja ilmoitustulkkauksen sekä käännöspalvelut. Hankinta toteutetaan alueellisina osakokonaisuuksina alueille, josta tulee sitoutuneita asiakkaita. Kilpailutukseen tullaan sisällyttämään ainakin Keski-Uudenmaan alue. Kilpailutukseen on suunniteltu sisällytettävän läsnäolo-, puhelin- ja ilmoitustulkkaus sekä käännöspalvelut. Sarastia Oy tulee sisällyttämään sopimukseen ne kielet, joista sitoutuneilla asiakkailla on käännös- ja tulkkauspalveluiden tarve. Sopimuksessa tulee olemaan kuuden kuukauden asiakaskohtainen irtisanomisaika.

Sarastia Oy:n kilpailutukseen viimeinen mahdollinen liittymispäivä on 30.10.2021. Tämä yhdessä valitusajan kanssa edellyttää yhteishankintaan liittymisen valitusaikana.

Nykytilanne ja tuleva sopimuskausi

Sipoon kunnan sosiaali- ja terveysosasto on kilpailuttanut käännös- ja tulkkauspalvelut vuonna 2018. Nykyinen sopimus päättyy 31.5.2022.

 Hankinnan kohteena on käännös- ja tulkkauspalveluiden hankinta. Tulkkauspalveluita käytetään pääasiallisesti sosiaali- ja terveystoimessa sekä jonkin verran sivistystoimessa, lähinnä kouluissa ja päiväkodeissa. Sosiaali- ja terveystoimessa tulkkausta tarvitaan etenkin maahanmuuttajapalveluissa ja muissa sosiaalipalveluissa sekä terveyden - ja sairaanhoidon palveluissa. Sipoon kunnalla on sopimukset seuraavista kielistä: sorani, farsi, arabia, dari, thai, viro, somali, venäjä ja ranska.

Sarastia Oy:n kilpailuttamaan sopimukseen kirjataan, että hyvinvointialue voi halutessaan hyödyntää sopimusta sen volyymin puitteissa, jolla Sipoon kunta on hankintaan sitoutunut.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Sipoon kunta omistaa Sarastia Oy:n (entiset KuntaPro Oy ja Kunnan Taitoa Oy) osakkeita (kunnanhallituksen päätös 11.12.2018 § 335). Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Sarastia Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan. Suurimmat säästöt yhteishankinnoissa saavutetaan, kun hankitaan sellaisia tuotteita ja palveluita, joita ostetaan paljon, ja jotka ovat vakioitavissa.

Sarastia Oy:n valmisteilla oleviin puitejärjestelyihin voi ennen hankintailmoituksen julkaisua joko liittyä tulevan sopimuksen käyttäjäksi tai ilmoittautua optioasiakkaaksi. Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla kilpailutukseen tai ilmoittautumalla optioasiakkaaksi asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta. Sitoutuneet asiakkaat saavat mahdollisuuden kommentoida tarjouspyyntöasiakirjoja ennen kilpailutusta.

Hankinnan arvo

Arvio sopimuskaudelle (sekä optiokaudelle) puitejärjestelyn kautta tilatuille käännös- ja tulkkauspalveluille on noin 240 000 euroa, alv 0% tulevalle sopimuskaudelle. Tästä noin 220 000 euroa on sosiaali- ja terveysosaston määrärahojen käyttöä ja noin 5 000 euroa on sivistysosaston käyttöä. Sarastia Oy:lle ilmoitettavaan ennakoituun arvoon on perusteltua ilmoittaa sopimuskauden arvoksi 260 000 euroa sillä tämä arvo on koko sopimuskauden katto Sipoon kunnan ja 1.1.2023 Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen Sipoolaisille kuntalaisille hankkimille käännös- ja tulkkauspalveluille.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag 1) Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta sitoutuu osallistumaan Sarastia Oy:n järjestämään yhteishankintaan, käyttämään puitesopimusta 1.6.2022 sekä hankkimaan käännös- ja tulkkauspalvelut sosiaali- ja terveysosaston sekä sivistysosaston tarpeisiin ja jotka sisältyvät ennakoituun arvoon joka ilmoitetaan Sarastia Oy:lle puitesopimuksen mukaisesti valitulta toimittajalta koko sopimuskauden.

2) Valtuuttaa Sipoon kunnan hankinta-asiantuntijan täyttämään Sarastia Oy:n verkkopalvelussa tarvittavat tiedot, joilla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n yhteishankintaan käännös- ja tulkkauspalvelut.

3) Sitoutuminen tehdään valitusaikana. Jos tästä päätöksestä valitetaan, sitoutuminen perutaan.

Pykälä tarkistetaan välittömästi.

1) Kommunstyrelsen beslutar att Sibbo kommun förbinder sig att delta i Sarastia Oy:s gemensamma upphandling, att använda ramavtalen från och med 1.6.2022 samt att upphandla de översättnings- och tolktjänster som används av social- och hälsovårdsavdelningen samt bildningsavdelningen och vilka ingår i det uppskattade värdet som meddelas åt Sarastia Oy av ramavtalens leverantörer så länge avtalet är ikraft.

2) Befullmäktiga Sibbo kommuns upphandlingssakkunniga att fylla i de uppgifter som krävs i  Sarastia Oy:s nättjänst och som juridiskt binder Sibbo kommun till Sarastia Oy:s gemensamma upphandling av översättnings- och tolkningstjänster.

3) Förbindelsen görs under tiden för sökande av ändring. Om det lämnas in besvär om detta beslut, dras förbindelsen tillbaka.

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 14.12.2021 § 396  

1206/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: hankinta-asiantuntija Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi, työllisyyspäällikkö Lassi Puonti lassi.puonti(at)sipoo.fi

 TE-palvelut 2024 -uudistuksen myötä ELY-keskusten työllisyyspalvelut siirtyvät kuntien hoidettavaksi vuoden 2024 aikana.

Sipoon kunnassa paikalliset työllisyyspalvelut tuottaa kunnan työllisyysyksikkö. Valtakunnallisen TE-palvelut 2024 -uudistuksen myötä palveluiden järjestäminen on vielä valmisteluvaiheessa. Paikallisissa työllisyyden hoitoon liittyvissä kysymyksissä, Sipoon kunta tulee tarvitsemaan tulkkaus- ja käännöspalveluita erilaisten vieraiden kielten osalta.

 Töllisyyspalveluiden tueksi hankittavan käännös- ja tulkkauspalveluiden tarpeen arvioidaan olevan pienempi kuin Sosiaali- ja terveysosaston käännös- ja tulkkauspalveluiden tarve. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen myötä on mahdollista, että käännös- ja tulkkauspalveluiden yhteishankintasopimuksen sosiaali- ja terveysosastolle varattu ostllovolyymi siirtyy hyvinvointialueelle. Tästä syystä on perusteltua nostaa arvioitua ennakoitua arvoa 70 000 euroalla.

 Ennakoitu arvo on hankintayksikön arvioima maksimi määrä sopimuksen käytölle eikä se sido hankintayksikköä hankkimaan palveluita koko arvon edestä.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta korottaa Sarastia Oy:lle ilmoittamaansa hankinnan ennakoitua arvoa 70 000 eurolla, niin että arvio kattaa kunnan lisääntyvän palvelutarpeen TE-palvelut 2024 -uudistuksen myötä.

Kommunstyrelsen beslutar att höja det uppskattade värdet för upphandlingen med 70 000 euro så att värdet täcker det ökade behovet av tjänsterna i kommunen i samband med reformen av arbets- och näringstjänsterna 2024.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.