Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 20.09.2021/Pykälä 299

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 20.09.2021 § 299  

1072/00.00.01.03/2021  

Valmistelija / Beredare: hallintopäällikkö / förvaltningschef Jenni Björksten, jenni.bjorksten(at)sipoo.fi

Sipoon hallintosäännön 150 §:ssä määrätään, että toimielimen pöytäkirja tarkastetaan kunnanhallituksen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa sähköisesti.

Sipoon kunnassa on jo usean vuoden ajan ollut käytössä sähköinen pöytäkirjan tarkastaminen siten, että pöytäkirjanpitäjä lähettää sähköisesti valmiin pöytäkirjan ja sen liitteet pdf-muodossa puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille. He hyväksyvät pöytäkirjan kuittaamalla pöytäkirjanpitäjälle sähköpostitse mikäli he hyväksyvät sen. Pöytäkirjanpitäjä tulostaa sähköpostikuittauksen paperille ja liittää tämän pöytäkirjaan.

Sipoon kunta on ottanut käyttöön sähköisen allekirjoituspalvelun, joka mahdollistaa virallisen sähköisen allekirjoituksen. Sähköistä allekirjoituspalvelua on tarkoitus käyttää toimielinten pöytäkirjojen sekä muiden virallisten asiakirjojen allekirjoittamiseen. Sähköisesti allekirjoitettuihin pöytäkirjoihin ei enää tarvitse liittää sähköpostikuittauksia aiemman toimintatavan mukaisesti.

Jatkossa toimielimen sihteeri lähettää puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille sähköpostikutsun kun pöytäkirja on allekirjoitettavissa. Sähköpostissa olevasta linkistä pääsee tunnustautumaan palveluun verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistautumisen jälkeen allekirjoitettava asiakirja avautuu ja se voidaan allekirjoittaa Allekirjoita asiakirja -painikkeella.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää, että kunnan luottamuselinten pöytäkirjat tarkastetaan ja allekirjoitetaan sähköisesti yllä kuvatun toimintatavan mukaisesti.

Kommunstyrelsen beslutar att kommunens förtroendeorgans protokoll justeras och undertecknas elektroniskt på det sätt som beskrivs ovan.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.