Kunnanhallitus ⁄ Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 29.09.2025/Pykälä 328

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 29.09.2025 § 328  

924/02.08.00/2025  

Valmistelija / Beredare: Hankinta-asiantuntija / Upphandlingsexpert Minerva Kastehelmi, minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi

Sipoon kunta on liittynyt 22.1.2024 Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy) Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat puitejärjestelyyn. Puitejärjestelyn kautta Sipoon kunta on hankkinut maksukortit, joilla on voitu tehdä tarveperusteisesti päivittäis- ja kulutustavarahankintoja määrätyissä myymälöissä ja toimipisrteissä. Maksukortit sisältävät laskutustoiminnon, joka yksinkertaistaa ostojen hallintaa ja raportointia. Kortit mahdollistavat hankintojen reaaliaikaisen seurannan, mikä parantaa kulujen hallintaa, lisää läpinäkyvyyttä ja edesauttaa hankintalain mukaista hankintaa. Puitejärjestelyn sopimuskausi päättyy 30.4.2026.

Numera Palvelut Oy valmistelee uutta yhteishankintaa Maksukorteilla maksettavista päivittäis- ja kulutustavaroista. Hankinnan kohteena ovat  maksukorteilla maksettavat päivittäistavarat ja kulutustavarat, joita hankitaan pienissä erissä paikan päällä päivittäistavarakaupoista. Hankintaan on suunniteltu sisällytettäväksi seuraavat osakokonaisuudet:

1. Päivittäistavarat, jotka sisältävät elintarvikkeet ja muut päivittäin käytettävät kulutustavarat, joita hankintaan elintarvikeostosten yhteydessä (esim. teknokemian tuotteet, kodin paperit, lehdet sekä päivittäiskosmetiikka). Elintarvikkeilla tarkoitetaan mm. hedelmiä ja vihanneksia, leipiä, keksejä ja leivonnaisia, lihatuotteita, maitoa, munia ja rasvoja, juustoja, mausteita ja kuivatuotteita sekä pakasteita.
2. Kulutustavarat, jotka voivat sisältää esim. puutarhatuotteet, urheiluvälineet ja harrastustarvikkeet, sisustustuotteet ja kausitarvikkeet, astiat ja keittiötarvikkeet, vaatteet ja pukeutumistuotteet, elektroniikkatuotteet ja kodinkoneet. Lopullinen kulutustavaroiden määrittely määräytyy hankintaan valmisteluvaiheessa sitoutuvien asiakkaiden tarpeiden perusteella.

Hankinta toteutetaan kilpailutuksena, jonka perusteella valitaan enintään kolme (3) puitesopimustoimittajaa. Tavoitteena on, että uusi sopimus astuu voimaan 1.5.2026. Sopimuskausi on 48 kk sopimuksen voimaantulosta. Hankintasopimukseen ei sisällytetä määräostovelvoitteita tai muulla tavoin sopimuksen käytön vähimmäislaajuuden osoittavia hankintasummia.

Yhteishankintayksikön palveluiden käyttäminen

Numera Palvelut Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Numera Palvelut Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Numera Palvelut Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Numera Palvelut Oy:n Maksukorteilla maksettavien päivittäis- ja kulutustavaroiden kilpailutuksen viimeinen mahdollinen liittymispäivä on 31.10.2025. Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Numera Palvelut Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla Numera Palvelut Oy:n kilpailutukseen asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Liittyneet organisaatiot pääsevät kommentoimaan hankintamallia ja painotuksia ennen kilpailutusta sekä niillä on mahdollisuus vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja esimerkiksi siihen, mitä hankintaan tullaan sisällyttämään.

Hankinnan arvo

Arvio sopimuskauden aikana tehtävien hankintojen arvosta on 400 000 euroa, alv 0%. Arvio pohjautuu kunnassa nykyisellä sopimuskaudella tehtyjen hankintojen toteutumiin ja tunnistettuihin tuleviin hankintatarpeisiin.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag

Käsittely / Behandling

Päätös / Beslut 

Liitteet / Bilagor