Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 05.05.2025/Pykälä 144

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 15.04.2025 § 59 

Valmistelija / Beredare: tilapalvelupäällikkö/ lokalservicechef Juha Pohjonen juha.pohjonen(at)sipoo.fi, asiantuntija/expert Jere Loikkanen jere.loikkanen(at)sipoo.fi.

Hankinnan kohde

 Tarjouspyynnön kohteena ovat LVIS-tarvikkeiden ja ilmanvaihtosuodattimien hankinta Sipoon kunnan yksiköiden (ensisijaisesti toimitilat, katu- ja viheryksikkö ja liikuntapalvelut) käyttöön tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla.

LVIS-tarvikkeita ja ilmanvaihtosuodattimia hankitaan sopimuskauden aikana tarpeen mukaisesti. Tavaroiden hankintamäärät vaihtelevat vuosittain eikä tilaaja sitoudu tiettyihin hankintamääriin.

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, joka koostuu kahdesta (2) osa-alueesta:
 

1. LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet

2. Ilmanvaihtosuodattimet

Molemmille puitejärjestelyn osa-alueelle tullaan valitsemaan enintään kaksi (2) tarjoajaa tavarantoimittajaksi.

Hankintayksiköllä on mahdollisuus valita osa-alueelle vähemmän tavarantoimittajia, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia jätetään osa-alueelle vähemmän kuin kaksi (2).Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhdelle tai molemmille osa-alueille.

Hankintayksikkö varaa oikeuden yhdistää puitejärjestelyn eri osa-alueet samalle sopimusdokumentille, mikäli tarjoaja valikoituu molemmille osa-alueille tavarantoimittajaksi.

Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella ja on voimassa kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Sopimuskauden on suunniteltu alkavan toukokuussa 2025. Sopimuksen perusteella hankintoja voivat tehdä Sipoon kunnan kaikki toimialat.

Sipoon kunnalla on oikeus jatkaa sopimuskautta perussopimuskauden jälkeen yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 28.2 2025 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi)

nimellä: TOTI 531006 / Sipoon kunnan LVIS-tarvikkeiden ja ilmanvaihtosuodattimien hankinta, puitejärjestely 20252027 (2029). Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä jätettiin määräaikaan mennessä 3 kpl. Kysymyksiin vastattiin 21.3.2025.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 2.4.2025 klo 12:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Tarjouksia saatiin annetussa määräajassa yhteensä 2 kappaletta, yksi kumpaankin osa-alueeseen:

1. LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet

-          Dahl Suomi Oy

 2. Ilmanvaihtosuodattimet

-          Vado Oy 2025

 Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa ja avauspöytäkirja luotiin 2.4.2025 klo 12:15.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuuden lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset ehdot on lueteltu tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja). Kaikki tarjoajat vakuuttivat ESPD -lomakkeella, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Puitejärjestelyyn valittaviksi esitettäviltä tarjoajilta on tarkistettu annettujen soveltuvuutta koskevien tietojen paikkansapitävyys.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toimitetuista tarjouksista. Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

  Tarjousten valintaperuste ja vertailuperusteet

 Tarjousten valintaperusteena on osakohtainen kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan enintään kaksi (2) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa/hankinnan osa.Maksimipisteet molemmissa osissa on yhteensä 100.

Hankintapäätökset tehdään molemmissa osissa seuraavin vertailuperustein:

1. LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet:

- Katemarginaalit 82 pistettä, joista;

• Vesi- ja viemärituotteet 60 pistettä.
• Ilmanvaihto- ja lämmitystuotteet 13 pistettä.
• Sähkötuotteet 9 pistettä.

- Toimitusmaksu 3 pistettä.

- Laatupisteet 15 pistettä.

2. Ilmanvaihtosuodattimet:

- Katemarginaalit 90 pistettä, joista;

• Pussisuodattimet 40 ppistettä.
• Kasettisuodattimet 30 pistettä.
• Matot ja muut 20 pistettä.

- Toimitusmaksu 10 p.

Vertailussa korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjous katsotaan kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi (etusija 1). Mikäli osassa 1. useampi tarjoaja saa saman vertailuluvun, valitaan korkeammat laatupisteet saanut tarjoaja. Mikäli osassa 2. useampi tarjoaja saa saman vertailuluvun, arvotaan voittaja.

 Hankinta-asiakirjojen julkisuus

 Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

 Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

 Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

 Hankinnan arvo

Puitejärjestelyyn perustuvien ostojen enimmäisarvo koko sopimuskaudelta (ml. optiot) on 550 000 euroa (alv 0 %).

Enimmäisarvo jakautuu osien (1. ja 2.) välillä seuraavasti:

1. LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet (250 000 €, alv 0 %)
 

2. Ilmanvaihtosuodattimet (300 000 €, alv 0 %)

Enimmäisarvon ylittyessä hankintayksikön on purettava hankintasopimus.

 Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Toimittajalle yksinoikeutta myydä tavaraa Tilaajalle.             

 Hankintasopimuksen tekeminen

 Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 Odotusaika

 Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Tilapalvelupäällikkö / Lokalservicechef Pohjonen Juha

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää ehdottaa kunnanhallitukselle, että

1. Valita puitesopimusjärjestelyn sopimustoimittajaksi Dahl Suomi Oy:n osaan 1. ‘’LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet’’ ja Vado Oy 2025 osaan 2. ‘’Ilmanvaihtosuodattimet’’.

2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan sopimukset puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokausien käytöstä ja niihin liittyvien sopimusten solmimisesta hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Tekniska utskottet beslutar att föreslå för kommunstyrelsen, att:

1. Välja Dahl Suomi Oy som ramavtalsleverantör för del 1 "VVS-produkter, som omfattar värme-, vatten- och ventilation- samt elprodukter" och Vado Oy 2025 för del 2 "Ventilationsfilter".

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna avtalet med de leverantörer som valts för ramavtalsarrangemanget. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionsperioder och ingå avtal om dessa i enlighet med upphandlingsförfrågan.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor
 

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 05.05.2025 § 144  

398/02.08.00/2025  

 

Esittelijä / Föredragande Talousjohtaja / Ekonomidirektör Ahvonen Tuula

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää

1. Valita puitesopimusjärjestelyn sopimustoimittajaksi Dahl Suomi Oy:n osaan 1. ‘’LVIS-tarvikkeet, joka kattaa lämpö-, vesi- ja ilmastointi- ja sähköalan tarvikkeet’’ ja Vado Oy 2025 osaan 2. ‘’Ilmanvaihtosuodattimet’’.

2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan sopimukset puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokausien käytöstä ja niihin liittyvien sopimusten solmimisesta hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Kommunstyrelsen beslutar att

1. Välja Dahl Suomi Oy som ramavtalsleverantör för del 1 "VVS-produkter, som omfattar värme-, vatten- och ventilation- samt elprodukter" och Vado Oy 2025 för del 2 "Ventilationsfilter".

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna avtalet med de leverantörer som valts för ramavtalsarrangemanget. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionsperioder och ingå avtal om dessa i enlighet med upphandlingsförfrågan.

Käsittely / Behandling  Kunnanhallitus piti kokoustauon ennen tämän asian käsittelyä klo 17.50-18.40.

 Kommunstyrelsen höll en mötespaus före behandlingen av detta ärende kl. 17.50-18.40.

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor