Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 10.03.2025/Pykälä 72

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 25.02.2025 § 21 

Valmistelija / Beredare: siivouspalveluesimies / Städserviceshef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, ruokapalvelupäällikkö / Kostservicechef Tiina Soikkeli, asiantuntija / expert Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija / upphandlingsexpert Minerva Kastehelmi, minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on eri puolilla Sipoota sijaitsevien koulu- ja päiväkotikohteiden siivous- ja ruokapalveluiden tuottaminen 30.6.2025-30.6.2029 välisenä aikana.

Siivous- ja ruokapalvelut suoritetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin nimetyissä koulu- ja päiväkotikohteissa siivous- ja ruokapalvelujen palvelukuvausten mukaisesti. Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä.

Tilaaja tulee valitsemaan hankittavan palvelun tuottamiseen yhden (1) toimittajan siivous- ja ruokapalvelujen tuottamiseen.

Tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimuskautta perussopimuskauden jälkeen yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella ajalla 1.7.2029-30.6.2031.

Hankintamenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 18.12.2024 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä ’’Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2025–2029’’. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä jätettiin määräaikaan mennessä 18 kpl. Kysymyksiin vastattiin 16.01.2025.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 27.01.2025 klo 12:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Tarjouksia saatiin annetussa määräajassa yhteensä kuusi (6) kappaletta.

-     Compass Group Finland Oy

-     Fodbar Oy

-     Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy

-     LT Siivous Oy

-     RTK-Palvelu Oy

-     SOL Palvelut Oy 

Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa ja avauspöytäkirja luotiin 28.01.2025 klo 09:06.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjoajien soveltuvuuden lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset ehdot on lueteltu tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja). Kaikki tarjoajat vakuuttivat ESPD -lomakkeella, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintamenettelyn mukaisesti valittavaksi esitettävältä tarjoajalta on tarkistettu annettujen soveltuvuutta koskevien tietojen paikkansapitävyys. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toimitetuista tarjouksista. Tarjoajien tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ovat mukana kaikki tarjoajat pois lukien Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy, jonka tarjous oli tarjouspyynnön vastainen. Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy poissuljetaan tarjouskilpailusta.

Tarjousten valintaperuste ja vertailu
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu laatu- ja hintapisteiden yhteenlasketusta tuloksesta. Tarjousvertailussa palvelun hinta muodostaa 60 % ja palvelun laatusisältö muodostaa 40 % kokonaispistemäärästä. Palvelun laatuarviointi perustuu tarjoajien toimittamaan ja tilaajan arvioimaan laatulomakkeeseen.

Tarjouksista valitaan eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja palveluntuottajaksi.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus
Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo
Hankinnan arvo sopimuskaudelle on noin 1 100 000,00 € (alv 0 %).

Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eli Tilaaja ei sitoudu tällä sopimuksella tiettyihin siivous- ja ruokapalveluiden ostomääriin.

Hankintasopimuksen tekeminen
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika
Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Andersson Albert 

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää, 

1. Valita Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy:n.

2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

3. Ehdottaa kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle, että se hyväksyy teknisen valiokunnan päätöksen.

Tekniska utskottet beslutar, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

3.  Föreslå för kommunstyrelsen och vidare till fullmäktige att den godkänner tekniska utskottets beslut.

Käsittely / Behandling  Päätösehdotusta korjattu niin että kohta 3 sisällytetään ensimmäiseen lauseeseen:

”Tekninen valiokunta päättää ehdottaa kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle:”

 Jenni Sademies ehdotti että Sipoon kunnan tulisi keskeyttää siivous- ja ruokapalveluiden hankinta ja selvittää, missä yksiköissä keskitetty hankinta on kokonaisuutena järkevää ja missä yksiköissä taas on järkevämpää säilyttää nykyinen palveluntuottaja tai kunnan työntekijä.

 Jenni Sademiehen ehdotus raukesi kannattamattomana.

 Beslutsförslaget korrigerat så att punkt 3 inkluderas i den första meningen:

 ”Tekniska utskottet beslutar föreslå för kommunstyrelsen och vidare till fullmäktige att:”

 Jenni Sademies föreslå att Sibbo kommun bör avbryta upphandlingen av städ- och måltidstjänster och utreda i vilka enheter den centraliserade upphandlingen som helhet är förnuftig och i vilka enheter det är förnuftigare att behålla den nuvarande serviceproducenten eller kommunalt anställda.

 Jenni Sademies förslag understöddes inte och förföll därmed.

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen teknisellä korjauksella.

Merkittiin, että jäsen Jenni Sademies jätti eriävän mielipiteen. Eriävä mielipide liitetään pöytäkirjaan.

Tekniska utskottet enhälligt föredragandens förslag med teknisk korrigering.

Antecknades att medlem Jenni Sademies lämnade avvikande mening. Den avvikande meningen bifogas till protokollet.

Liitteet / Bilagor
 

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 10.03.2025 § 72  

200/02.08.00/2025  

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että

1. Valitaan Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy.

2. Valtuutetaan tilapalvelupäällikkö allekirjoittamaan hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  Kunnanhallitus piti neuvottelutauon klo 18.43-19.01.

 Esittelijä täydensi ehdotustaan seuraavalla lisäyksellä:

 Jokaisen ruokapalveluiden työntekijän kanssa, jota tämä kilpailutus koskee, pyritään löytämään molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu ja raportoidaan kunnanhallitukselle toteutuneet tulokset.

 Kommunstyrelsen höll en förhandlingspaus kl. 18.43-19.01.

 Föredraganden kompletterade sitt förslag med följande tillägg:

 Strävan är att en lösning som tillfredsställer båda parter hittas för varje anställd inom kostservicen som denna upphandling gäller och de realiserade resultaten rapporteras till kommunstyrelsen.

Päätös / Beslut Kunnanhallitus esitti valtuustolle, että

1. Valitaan Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy.

2. Valtuutetaan tilapalvelupäällikkö allekirjoittamaan hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Lisäksi kunnanhallitus totesi: Jokaisen ruokapalveluiden työntekijän kanssa, jota tämä kilpailutus koskee, pyritään löytämään molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu ja raportoidaan kunnanhallitukselle toteutuneet tulokset.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Kommunstyrelsen föreslog fullmäktige, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Dessutom konstaterade kommunstyrelsen: Strävan är att en lösning som tillfredsställer båda parter hittas för varje anställd inom kostservicen som denna upphandling gäller och de realiserade resultaten rapporteras till kommunstyrelsen.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor