Valtuusto
Pöytäkirja 17.03.2025/Pykälä 42

Tekninen valiokunta 25.02.2025 § 21 

Valmistelija: siivouspalveluesimies Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, ruokapalvelupäällikkö Tiina Soikkeli, asiantuntija Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija Minerva Kastehelmi, minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on eri puolilla Sipoota sijaitsevien koulu- ja päiväkotikohteiden siivous- ja ruokapalveluiden tuottaminen 30.6.2025-30.6.2029 välisenä aikana.

Siivous- ja ruokapalvelut suoritetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin nimetyissä koulu- ja päiväkotikohteissa siivous- ja ruokapalvelujen palvelukuvausten mukaisesti. Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä.

Tilaaja tulee valitsemaan hankittavan palvelun tuottamiseen yhden (1) toimittajan siivous- ja ruokapalvelujen tuottamiseen.

Tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimuskautta perussopimuskauden jälkeen yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella ajalla 1.7.2029-30.6.2031.

Hankintamenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 18.12.2024 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä ’’Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2025–2029’’. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä jätettiin määräaikaan mennessä 18 kpl. Kysymyksiin vastattiin 16.01.2025.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 27.01.2025 klo 12:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Tarjouksia saatiin annetussa määräajassa yhteensä kuusi (6) kappaletta.

-     Compass Group Finland Oy

-     Fodbar Oy

-     Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy

-     LT Siivous Oy

-     RTK-Palvelu Oy

-     SOL Palvelut Oy 

Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa ja avauspöytäkirja luotiin 28.01.2025 klo 09:06.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjoajien soveltuvuuden lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset ehdot on lueteltu tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja). Kaikki tarjoajat vakuuttivat ESPD -lomakkeella, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintamenettelyn mukaisesti valittavaksi esitettävältä tarjoajalta on tarkistettu annettujen soveltuvuutta koskevien tietojen paikkansapitävyys. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toimitetuista tarjouksista. Tarjoajien tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ovat mukana kaikki tarjoajat pois lukien Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy, jonka tarjous oli tarjouspyynnön vastainen. Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy poissuljetaan tarjouskilpailusta.

Tarjousten valintaperuste ja vertailu
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu laatu- ja hintapisteiden yhteenlasketusta tuloksesta. Tarjousvertailussa palvelun hinta muodostaa 60 % ja palvelun laatusisältö muodostaa 40 % kokonaispistemäärästä. Palvelun laatuarviointi perustuu tarjoajien toimittamaan ja tilaajan arvioimaan laatulomakkeeseen.

Tarjouksista valitaan eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja palveluntuottajaksi.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus
Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo
Hankinnan arvo sopimuskaudelle on noin 1 100 000,00 € (alv 0 %).

Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eli Tilaaja ei sitoudu tällä sopimuksella tiettyihin siivous- ja ruokapalveluiden ostomääriin.

Hankintasopimuksen tekeminen
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika
Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä Yhdyskuntajohtaja Andersson Albert 

Ehdotus Tekninen valiokunta päättää, 

1. Valita Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy:n.

2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

3. Ehdottaa kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle, että se hyväksyy teknisen valiokunnan päätöksen.

Käsittely Päätösehdotusta korjattu niin että kohta 3 sisällytetään ensimmäiseen lauseeseen:

”Tekninen valiokunta päättää ehdottaa kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle:”

 Jenni Sademies ehdotti että Sipoon kunnan tulisi keskeyttää siivous- ja ruokapalveluiden hankinta ja selvittää, missä yksiköissä keskitetty hankinta on kokonaisuutena järkevää ja missä yksiköissä taas on järkevämpää säilyttää nykyinen palveluntuottaja tai kunnan työntekijä.

 Jenni Sademiehen ehdotus raukesi kannattamattomana.

Päätös Tekninen valiokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen teknisellä korjauksella.

Merkittiin, että jäsen Jenni Sademies jätti eriävän mielipiteen. Eriävä mielipide liitetään pöytäkirjaan.

Liitteet
 

Kunnanhallitus 10.03.2025 § 72 

Esittelijä Kunnanjohtaja Grannas Mikael

Ehdotus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että

1. Valitaan Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy.

2. Valtuutetaan tilapalvelupäällikkö allekirjoittamaan hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Käsittely Kunnanhallitus piti neuvottelutauon klo 18.43-19.01.

 Esittelijä täydensi ehdotustaan seuraavalla lisäyksellä:

 Jokaisen ruokapalveluiden työntekijän kanssa, jota tämä kilpailutus koskee, pyritään löytämään molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu ja raportoidaan kunnanhallitukselle toteutuneet tulokset.

Päätös Kunnanhallitus esitti valtuustolle, että

1. Valitaan Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy.

2. Valtuutetaan tilapalvelupäällikkö allekirjoittamaan hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Lisäksi kunnanhallitus totesi: Jokaisen ruokapalveluiden työntekijän kanssa, jota tämä kilpailutus koskee, pyritään löytämään molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu ja raportoidaan kunnanhallitukselle toteutuneet tulokset.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Liitteet
 

Valtuusto 17.03.2025 § 42 

200/02.08.00/2025
 

Kunnanhallituksen ehdotus

 Valtuusto päättää

1. Valita Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi RTK-Palvelu Oy.

2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikkö allekirjoittamaan hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan myös päättämään optiokauden käytöstä hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Käsittely Jenni Sademies ehdotti, että hankinta keskeytetään.

 Martin Andersson kannatti Jenni Sademiehen ehdotusta.

 Puheenjohtaja totesi, että asiassa oli tehty kannatettu vastaehdotus, minkä vuoksi oli äänestettävä.

 Puheenjohtaja ehdotti, että kunnanhallituksen ehdotusta kannattavat äänestävät "jaa" ja Jenni Sademiehen vastaehdotusta kannattavat äänestävät "ei". Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 Äänestys:

 Kunnanhallituksen ehdotus - 29 ääntä

 Jenni Sademiehen vastaehdotus – 12 ääntä

 Tyhjää – 1 ääni

 Puheenjohtaja totesi, että valtuusto hyväksyi kunnanhallituksen ehdotuksen äänin 29-12 (1 tyhjä).

 Vihreä valtuustoryhmä esitti seuraavan toimenpidealoitteen:

 “Jatkossa ennen vastaavia kunnan palvelujen kilpailutuksia viranhaltijoiden on kuultava yksiköiden työntekijöitä sekä muita olennaisia sidosryhmiä kuten vanhempainyhdistyksiä. Työntekijöiden ja muiden sidosryhmien näkemykset tilanteesta on tuotava myös päättäjien tietoon hyvissä ajoin ennen kuin hankinta käynnistetään.”

 Puheenjohtaja totesi, että asiassa oli tehty kannatettu toimenpidealoite, minkä vuoksi oli äänestettävä.

  Puheenjohtaja ehdotti, että toimenpidealoitteen hylkäämistä kannattavat äänestävät "jaa" ja hyväksymistä kannattavat äänestävät "ei". Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.           

 Äänestys:

 Toimenpidealoite hyväksytään "jaa" - 23 ääntä

  Toimenpidealoite hylätään "ei" - 16 ääntä

 Tyhjää - 3 ääntä

Puheenjohtaja totesi, että valtuusto hyväksyi Vihreän valtuustoryhmän toimenpidealoitteen äänin 23-16 (3 tyhjää).

Päätös Valtuusto hyväksyi kunnanhallituksen ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Micaela Röman jätti eriävän mielipiteen.

Lisäksi valtuusto hyväksyi seuraavan toimenpidealoitteen:

Jatkossa ennen vastaavia kunnan palvelujen kilpailutuksia viranhaltijoiden on kuultava yksiköiden työntekijöitä sekä muita olennaisia sidosryhmiä kuten vanhempainyhdistyksiä. Työntekijöiden ja muiden sidosryhmien näkemykset tilanteesta on tuotava myös päättäjien tietoon hyvissä ajoin ennen kuin hankinta käynnistetään.

Liitteet