Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 03.02.2025/Pykälä 32

Valtuusto 30.09.2024 § 84 

Markus Pietikäinen ja 15 muuta valtuutettua jättivät aloitteen, jossa esitetään, että Sipoon kunta ryhtyy välittömästi toimiin julkaisten kaikkien toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat viivytyksettä Dynasty-tietopalvelussa kuntalaisten luettavaksi.                          

Päätös Valtuusto merkitsi aloitteen tiedoksi.

Liitteet 

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 03.02.2025 § 32  

1050/00.01.03.00/2024  

Valmistelija / Beredare: Hallinnon asiantuntija / Förvaltningssakkunnig Jonas Kujanpää, jonas.kujanpaa(at)sipoo.fi

Aloitteessa tuodaan esille, että Sipoon kunnan käyttämässä Dynasty-tietopalvelussa ei ole luettavissa kaikkien toimielinten julkisia asiakirjoja. Tämänhetkisen tilanteen mukaan tietoverkosta ei löydy kaikkien vammais- ja vanhusneuvostojen pöytäkirjoja. Muiden toimielinten osalta julkiset asiakirjat löytyvät tietoverkosta. Esityslistat julkaistaan vähintään viisi päivää ennen kokousta ja pöytäkirjat kahdeksantena päivänä kokouksesta. Pöytäkirjat pidetään yleisessä tietoverkossa neljän vuoden ajan.

Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kuntalaki ei edellytä, että yleiseen tietoverkkoon tulisi viedä toimielinten esityslistoja, mutta se on kunnissa yleisin tapa tiedottaa asioiden valmistelusta ja vireillä olevista asioista.

Hallintopalveluiden hallintotiimin vastuulla on Dynasty-asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjätehtävät. Pääkäyttäjät järjestävät muun muassa koulutuksia työntekijöille. Lisäksi hallintotiimin tehtäviin kuuluu luottamustoimielinten kokoushallinta. Jokaisella luottamustoimielimellä on hallintotiimistä nimetty pöytäkirjanpitäjä, poikkeuksena rakennus- ja ympäristövaliokunta sekä vaikuttamistoimielimet (vammaisneuvosto, vanhusneuvosto sekä nuorisovaltuusto). Arjen ja vapaa-ajan toimiala on 1.5.2023 alkaen vastannut vaikuttamistoimielinten käytännön toiminnasta ja hallinnosta.

Vaikuttamistoimielinten pöytäkirjoja ei ole säännöllisesti julkaistu kunnan Dynasty-tietopalvelussa. Esimerkiksi nuorisovaltuuston esityslistat ja pöytäkirjat löytyivät ennen vuotta 2024 ainoastaan kunnan kotisivuilta (www.sipoo.fi). Nuorisovaltuuston pöytäkirjoja on vuodesta 2024 alkaen julkaistu kunnan Dynasty-tietopalvelussa. Lisäksi erilaiset toimintatavat sekä henkilövaihdokset ovat vaikuttaneet siihen, että osa vammais- ja vanhusneuvostojen pöytäkirjoista ovat jääneet julkaisematta Dynasty-tietopalvelussa.

Vuoden 2024 aikana on edistetty Dynasty-asianhallintajärjestelmän käyttäjien koulutuksia. Koulutuksia on kohdistettu suuremmalle ryhmälle kuin aikaisemmin. Uusia käyttäjiä on saatu sekä uusista että vanhoista työntekijöistä. Lisäksi on panostettu täydennyskoulutuksiin.

Vaikuttamistoimielinten sihteereille on annettu Dynasty-asianhallintajärjestelmän koulutusta. Sihteereille tarjotaan tukea ja opastusta asianhallintajärjestelmän käytössä. Tavoitteena on, että kynnys tehdä esityslistoja ja pöytäkirjoja asianhallintajärjestelmässä madaltuisi. Puutteellinen osaaminen asianhallintajärjestelmän käytössä on nähty myös osasyynä siihen, että vaikuttamistoimielinten esityslistoja ja pöytäkirjoja ei ole julkaistu säännöllisesti Dynasty-tietopalvelussa.

Hallintopalveluiden hallintotiimi on lisäksi edesauttanut vaikuttamistoimielinten sihteereiden työtä kehittämällä asianhallintajärjestelmässä uuden mallipohjan esityslistoille ja pöytäkirjoille. Mallipohja soveltuu paremmin vaikuttamistoimielinten asiakirjoja varten. Tavoitteena on, että uuden mallipohjan myötä vaikuttamistoimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen laatiminen sekä julkaisu helpottuu ja toteutuu.
 

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus merkitsee vastineen tiedoksi. Lisäksi kunnanhallitus antaa asian valtuustolle tiedoksi ja esittää, että aloite on täten loppuun käsitelty.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Kommunstyrelsen antecknar bemötandet för kännedom. Dessutom delger kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslår att motionen därmed är slutbehandlad.

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus merkitsi esittelijän täydennetyn vastineen tiedoksi. Lisäksi kunnanhallitus antoi asian valtuustolle tiedoksi ja esitti, että aloite on täten loppuun käsitelty.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Kommunstyrelsen antecknar föredragandens kompletterade bemötande för kännedom. Dessutom delgav kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslog att motionen därmed är slutbehandlad.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor