Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 05.02.2024/Pykälä 28

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 05.02.2024 § 28  

40/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare:
Ruokapalvelupäällikkö / Kostservicechef, Tiina Soikkeli tiina.soikkeli(at)sipoo.fi
Siivouspalvelupäällikkö / Städserviceshef, Johanna Kemiläinen johanna.kemilainen(at)sipoo.fi
Hankinta-asiantuntija / Upphandlingssakkunnig, Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on henkilöstövuokraus. Sipoon kunnan on kilpailutettavan sopimuksen pohjalta mahdollisuus hankkia vuokratyöntekijöiden tekemää vuokratyötä tuottaakseen palveluita loppukäyttäjille. Vuokratyötä tehdään tilaajan työnjohdon ja valvonnan alaisuudessa.

Tilaaja hankkii vuokratyövoimaa määräaikaisiin, pääasiassa lyhyisiin, äkillisiin, ennalta-arvaamattomiin poissaoloihin. Vuokratyövoiman tarpeet voivat olla myös pidempiaikaisia määräaikaisuuksia. Tilausten määrä, tilattavat ammattinimikkeet ja työvuorojen kesto vaihtelevat ennalta-arvaamattomien poissaolojen, sesongin olosuhteiden ja projektien mukaan.

Hankinta on jaettu seuraaviin osiin:

Osa 1 Ruokapalveluiden henkilöstövuokraus

Osa 2 Siivouspalveluiden henkilöstövuokraus

Osa 3 Avustavat toimisto- ja taloushallinnon tehtävät

Osa 4 Vahtimestarit

Sopimuskauden kesto on neljä vuotta ja arvioitu alkamisajankohta on 1.3.2024. Kyseessä on palveluhankinta, jossa kilpailutetaan puitejärjestely. Jokaiselle osalle valitaan viisi palveluntuottajaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa sijajärjestyksessä, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia tulee riittävästi.

Hankintailmoitukset ja julkaisupäivät

Hankinnasta on julkaistu 5.7.2023 ennakkoilmoitus HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä TIETOPYYNTÖ Henkilöstövuokraus. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/).

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 29.11.2023 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Henkilöstövuokrauksen puitejärjestely Sipoon kunnalle. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/).

Tarjouspyynnön nimi, numero ja päivämäärä

HILMA-palvelun hankintailmoituksessa oli linkki 29.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön Henkilöstövuokrauksen puitejärjestely Sipoon kunnalle ja sen liitteisiin. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/  ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon.

Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä. Ennen hankintailmoituksen julkaisua hankintayksikkö kävi markkinavuoropuhelua. Hankintayksikkö lähetti tarjouspyyntöasiakirjaluonnoksia kahdentoista (12) palveluntuottajalle kommentoitavaksi markkinavuoropuhelussa.

Tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.

Tämä hankintapäätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus (hankintalaki, § 124).

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 15.1.2024 klo 11.00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo 

Tarjouskilpailussa saatiin liitteenä olevan avauspöytäkirjan mukaiset tarjoukset osatarjouspyynnöittäin.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Valituilta tarjoajilta on pyydetty asiakirjat, joista on tarkistettu annettujen tietojen paikkansapitävyys.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjousten valintaperuste ja vertailuperusteet

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta.

Vertailussa käytettiin seuraavia vertailuperusteita ja niiden suhteellisia painoarvoja:

Kiireellinen tarve: tuntihinta x 0,6 + Normaali tarve/suorasijoitusvuoro: tuntihinta x 0,4= tarjouksen vertailuhinta

Hinnan maksimipisteet: 100,00 Hinnan pisteiden laskentatapa: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet

Vertailuperusteena on käytetty halvinta hintaa koska palvelulle on asetettu laatuvaatimuksia vähimmäisvaatimuksina ja tilaaja seuraa sopimuskaudella, että palvelukuvauksen mukainen laatu toteutuu ja varmistaa näin, että palvelu on laadukasta.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu on kuvattu oheisessa vertailutaulukossa.

Valitut toimittajat

1. Ruokapalveluiden henkilöstövuokraus

1 Kairest Oy
2 Personalhuset Staffing Group
3 WireStaff Helsinki Oy
4 Worklab Oy
5 Osuma Henkilöstöpalvelut Oy

2. Siivouspalveluiden henkilöstövuokraus

1 JP työnvuokraus Oy
2 HR Tukku Oy
3 Kairest Oy
4 WireStaff Helsinki Oy
5 Personalhuset Staffing Group

3. Avustavat toimisto- ja taloushallinnon tehtävät

1 Palkkaa Minut Suomi Oy
2 Personalhuset Staffing Group
3 Osuma Henkilöstöpalvelut Oy
4 Kairest Oy
5 Bolt Works Oy

4. Vahtimestarit 

1 JP työnvuokraus Oy
2 HR Tukku Oy
3 Palkkaa Minut Suomi Oy
4 WireStaff Helsinki Oy
5 Kairest Oy

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Alihankinta

Valituksi tullut Worklab Oy käyttää alihankkijoina Worklab Eezy Palvelut Etelä Oy ja Worklab Oy nimisiä yrityksiä.

Hankinnan arvo

Arvio puitesopimusjärjestelyn kokonaisarvosta (alv 0 %) sopimuskaudella on yhteensä noin 710 000 euroa ja jakautuu osien välillä seuraavasti:

Osa 1 Ruokapalveluiden henkilöstövuokraus 150 000 euroa

Osa 2 Siivouspalveluiden henkilöstövuokraus 150 000 euroa

Osa 3 Avustavat toimisto- ja taloushallinnon tehtävät 330 000 euroa

Osa 4 Vahtimestarit 80 000 euroa

Hankinnan arvo sopimuskaudella riippuu hankintayksikön henkilöstövuokrauksen tarpeesta.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää valita vertailutaulukkoon x:llä merkityt palveluntuottajat puitejärjestelyyn taulukossa olevassa etusijajärjestyksessä osatarjouspyynnöittäin. Sopimukset syntyvät kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Kommunstyrelsen beslutar att välja de med x märkta tjänsteleverantörer i  jämföresetabellen för avtalsförfarande i den prioritetsordning tabellen anger per delanbudsförfrågan. Avtalen träder ikraft då de skriftliga avtalen undertecknas.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag. 

Liitteet / Bilagor