Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 22.01.2024/Pykälä 14

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 22.01.2024 § 14  

13/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: hankinta-asiantuntija Johanna Heikel, johanna.heikel(at)sipoo.fi

Sarastia Oy:n juridisten asiantuntijapalveluiden sopimukset on solmittu ajalle 1.5.2020–30.4.2024 ja puitejärjestely sisältää seuraavat osakokonaisuudet:

- Julkiset hankinnat

- Yhtiöoikeudelliset asiantuntijapalvelut

- Kiinteistöoikeudelliset asiantuntijapalvelut

- Työoikeudelliset asiantuntijapalvelut

- Riita-asioiden ratkaisu

- Sosiaalioikeus

- Tietosuoja-asiat

Sipoon kunta on sitoutunut käyttämään Sarastia Oy:n vuonna 2019 kilpailuttamaa  puitesopimusta juridisista asiantuntijapalveluista osa-alueilla hankintajuridiset asiantuntijapalvelut, työoikeudelliset asiantuntijapalvelut sekä riita-asioiden ratkaisu. 

Sarastia suunnittelee uutta hankintaa juridisista asiantuntijapalveluiden puitejärjestelystä. Hankinnan toteutuminen riippuu siitä, sitoutuuko valmisteilla olevaan hankintaan riittävä määrä hankintayksiköitä.

Hankintalakia ei sovelleta oikeudenkäyntiasiamiehen ja -avustajan tarjoamia oikeudenkäyntiasiamiespalveluja ja näihin välittömästi liittyviä oikeudellisia neuvontapalveluja koskeviin hankintoihin. Hankintalaki rajaa soveltamisalan ulkopuolelle myös muutaman muun selkeän tilanteen (hankintalaki, 9§ 1 momentin kohdat 6–8). Kaikki muu juridinen asiantuntijapalvelu on kilpailutettava hankintalain mukaan.

Kunnan johtoryhmä on keskustellut siitä, että nykyiseen sopimukseen on oltu tyytyväisiä ja koska kunnalla ei ole omaa juristia on tarpeellista hankkia juridisia asiantuntijapalveluita. Kunnan johtoryhmä kävi kokouksessaan 23.10.2023 läpi toimialojen tarpeet juridisista asiantuntijapalveluista ja päätti ehdottaa, että kunta sitoutuu Sarastia Oy:n valmisteilla olevaan hankintaan. Näin Sipoon kunta voi vaikuttaa osakokonaisuuksien sisältöön ja esittää Sarastia Oy:lle myös muiden kuin nykyisen sopimuksen mukaisten juridisten asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisen.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Sipoon kunta omistaa Sarastia Oy:n osakkeita (kunnanhallituksen päätös 11.12.2018 § 335). Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Sarastia Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan.

Suurimmat säästöt yhteishankinnoissa saavutetaan, kun hankitaan sellaisia tuotteita ja palveluita, joita ostetaan paljon, ja jotka ovat vakioitavissa.

Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla kilpailutukseen tai ilmoittautumalla optioasiakkaaksi asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Hankinnan arvo ja juridisen asiantuntijapalvelun tarve puitejärjestelyn osa-alueittain Sipoon kunnassa

Arvio puitejärjestelyn kautta hankittavien palveluiden vuosittaisesta arvosta Sipoon kunnassa on kokonaisuudessaan korkeintaan 1 500 000 euroa (alv 0 %) tulevalle sopimuskaudelle. Ennakoitu arvo on maksimiarvo, joka kunnalla on käytettävissä sopimuksen kautta hankittaville palveluluille. Arvio perustuu vuosien 2021 - 2023 hankittujen juridisten asiantuntijapalveluiden käyttöön sekä toimialajohtajien arvioimasta palvelutarpeen määrästä tulevalle sopimuskaudelle. 

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää

1) että Sipoon kunta sitoutuu Sarastia Oy:n suunnitteilla olevaan juridisten palveluiden puitejärjestelyn hankintaan. Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta hankkii edellä luetellut juridiset asiantuntijapalvelut puitejärjestelyihin valituilta sopimustoimittajilta sopimuskauden loppuun asti, mikäli Sarastia Oy toteuttaa hankinnan.

2) valtuuttaa Sipoon kunnan johdon assistentin täyttämään Sarastia Oy:n verkkopalvelussa tarvittavat tiedot, joilla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n yhteishankintaan juridiset asiantuntijapalvelut.

Kommunstyrelsen beslutar

1) att Sibbo kommun förbinder sig till upphandlingen av ramavtal om juridiska sakkunnigtjänster som Sarastia Oy planerar att upphandla. Kommunstyrelsen beslutar att Sibbo kommun upphandlar juridiska sakkunnigtjänstena av avtalsparterna i ramavtalen till avtalsperiodens slut om Sarastia Oy beslutar att förverkliga upphandlingen.

2) befullmäktiga Sibbo kommuns lednings assistent att fylla i de uppgifter som krävs i Sarastia Oy:s nättjänst och som juridiskt binder Sibbo kommun till Sarastia Oy:s gemensamma upphandling av juridiska sakkunnigtjänster.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag. 

Liitteet / Bilagor