Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Pöytäkirja 20.06.2022/Pykälä 237

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 11.04.2022 § 121 

Valmistelija / Beredare: CDO, Ethel Eriksson, ethel.eriksson@sipoo.fi  

Sipoon kunnasta tullaan siirtämään 4 henkilöä hyvinvointialueelle. Kuntaan jäävällä henkilöstöllä ei ole mahdollista jatkaa palvelutuotantoa riittävällä tasolla toiminnan jatkuvuuden näkökulmasta. Osana hyvinvointialueen valmistelun tukemista ja niin sanotun Huomisen kunnan suunnittelua CDO on selvittänyt erilaisia vaihtoehtoja tietohallinnon ja perustietotekniikan sekä ICT-infra-palveluiden tuottamisesta jatkossa.

Tiera Oy on tehnyt pyynnöstä Sipoon kunnalle selvitystä erityisesti perustietotekniikan palveluista ja antanut suuntaa antavia hintatietoja tarjoamistaan palveluista. Tietohallinto jää kuntaan. Sopimusneuvotteluissa voidaan määritellä Sipoon tarvitsemia palveluita ja saada niille tarkempi hinta päätöksentekoa varten. Sopimusneuvottelut ja niihin liittyvät selvitykset ovat Tieran omistajakunnille maksuttomia, eikä neuvottelut sido Sipoon kuntaa sopimukseen.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää käynnistää sopimusneuvottelut Tiera Oy:n kanssa perustietotekniikkapalveluiden ulkoistamisesta.

Kommunstyrelsens beslutar inleda avtalsförhandlingar med Tiera Ab:n om outsourcingen av grundläggande IT-tjänster.

Käsittely / Behandling  Perustelutekstiin lisättiin teknisenä tarkennuksena, että tietohallinto jää kuntaan.

 Som en teknisk precisering kompletterades föredragningstexten med omnämnandet att IT-förvaltning blir kvar i kommunen.

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 20.06.2022 § 237  

1473/00.04.01/2021  

Valmistelija / Beredare: CDO, Ethel Eriksson, ethel.erikssonsipoo.fi

Sipoon kunnan Tiera Oy:ltä tilaama selvitys perustietotekniikkapalveluiden järjestämisestä on valmistunut. Myös sopimusneuvottelut ja niihin liittyneet selvitykset ovat päättyneet.

Selvitysten perusteella on voitu todeta, että kuntaan jäävän tietoteknisen ympäristön ja laitteiston ylläpitäminen vaatii vähintään kymmenen henkilötyövuoden työpanoksen toimiakseen riittävällä tasolla toiminnan jatkuvuuden näkökulmasta.

Selvitysten perusteella voidaan todeta, että Sipoon kunnan oma palvelutuotanto on ollut erittäin tehokasta, mutta toiminnalliset riskit ja taloudelliset riskit ovat erittäin suuret eikä hallintakeinoja juurikaan ole. Ulkoistuksen suurin ajuri onkin varmistaa toiminnan jatkuvuus Sipoon kunnassa, jossa valtaosa työstä tehdään digitaalisten laitteiden avulla tai tukemana. Muutaman häiriötilanteen perusteella on voitu todeta, että käytännössä kunnan toiminta pysähtyy, kun tietotekninen ympäristö ei toimi ja laitehäiriöistäkin on merkittävää haittaa arjessa kaikilla toimialoilla. Toimialojen tiukka resurssi ei kestä ICT-ongelmista aiheutuvaa menetettyä työaikaa.

Vaikka sote-palveluita siirtyykin hyvinvointialueelle, ICT-kustannukset eivät pienene samassa suhteessa.

Ulkoistukseen liittyvässä selvityksessä on voitu käyttää Sipoon kunnan palvelunhallinnan järjestelmän tuottamaa tietoa, joten työmäärä ja laitekanta on voitu laskea tarkasti siten, että hyvinvointialueelle siirtyvä sote-kokonaisuus on voitu erottaa laskelmista ja laskelmat on voitu tehdä todellisen 1.1.2023 tilanteen mukaisesti.

Kunnanhallituksen 11.4.2022 tekemän päätöksen jälkeen Porvoon kaupungin ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen perustaman HPK Oy:n edustajat ottivat yhteyttä Sipoon kuntaan tarjotakseen perustietotekniikkapalveluita.

Sipoon kunta otti HPK Oy:n mukaan ulkoistusselvitykseen palveluntarjoajana.

Liitteenä olevassa esityksessä on arvioitu perustietotekniikkapalveluita kunnan omana tuotantona ulkoistuspalveluun verrattuna. Ulkoistuspalveluita on verrattu myös keskenään sekä hintojen että sisältöjen osalta.

Kunnan oman palvelutuotannon etuna on tuotannon kuukausihinta 33 000 euroa. Haasteeksi muodostuu henkilöriski, joka vaarantaa kunnan toiminnan jatkuvuuden ja aiheuttaa myös menetettyä työaikaa toimialoille.

Ulkoistuspalveluiden vertailussa HPK Oy:n kuukausihinnaksi arvioitiin 77 300 euroa. Tiera Oy on tarjonnut palveluaan 40 300 euron kuukausihintaan. Hintojen lisäksi koettiin riskiksi, ettei HPK:lla ole vielä vakiintuneita palveluita tai hintoja eikä kokemusta Edu-ympäristöstä, joka Sipoossa on.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Ulkoistetaan Sipoon kunnan perustietotekniikkapalvelut Tiera Oy:lle.

Sibbo kommuns grundläggande IT-tjänster outsourcas till Tiera Ab.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.