Valtuusto
Pöytäkirja 24.05.2021/Pykälä 55

Tarkastuslautakunta 27.04.2021 § 53 

Valmistelija: Hankinta-asiantuntija Johanna Heikel, johanna.heikel(at)sipoo.fi 

Kunnan lakisääteisen ulkoisen tarkastuksen toimikausi päättyy tilikauden 2020 tarkastuksen päättyessä. Tarkastuslautakunta on käynnistänyt hallinnon ja talouden ulkoisten tarkastuspalveluiden kilpailutuksen ja julkaissut hankintailmoituksen 6.4.2021. Tarjoukset on saatu ja niistä on tehty vertailu. Hankinta- asiantuntija esitteli vertailua tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunnan tulee tehdä tilintarkastajan valinnasta esitys valtuustolle.

Taustaa

Tarkastuslautakunta käynnisti hallinnon ja talouden ulkoisten tarkastuspalveluiden kilpailutuksen kokouksessaan 12.1.2021 tilikausille 2021-2025.

Kunnan voimassa olevan hallintosäännön mukaan tilintarkastusyhteisö valitaan neljäksi tilikaudeksi.

Näin ollen käynnistetty hankintamenettely oli hallintosäännön vastainen ja jouduttiin keskeyttämään.

Hankinnan kohde 

Hankinnan kohteena on kuntalain (410/2015) 14. luvun sekä julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukainen hallinnon ja talouden tarkastus Sipoon kunnalle. Tilintarkastajien tulee tarkastaa Vesihuoltolain (22.8.2014/681) 20 §:ssä tarkoitetut tilinpäätöstiedot ja 20 a §:ssä tarkoitettu toimintakertomus osana kunnan tai vesihuoltolaitoksen lakisääteistä tilintarkastusta liikelaitos Sipoon Vesi osalta. Hankinnan kohteena on myös lakisääteinen ulkoinen tilintarkastus konsernin tytäryhtiölle Sipoon Jäähalli Oy, Asunto Oy Sipoon Tiltaltti, Keskinäinen Kiinteistöosakeyhtiö Jussaksentie 14, Keskinäinen Kiinteistöosakeyhtiö Jussaksentie 18 ja Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö Terveystie 1. 

Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. 

Hankintamenettely 

Hankintamenettelynä oli sellainen EU-kynnysarvot ylittävän avoimen menettelyn kaltainen hankintamenettely, jossa soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat voivat jättää tarjouksensa. Hankintamenettelyn vaiheet on kuvattu tarjouspyynnössä. 

Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 6.4.2021. 

Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/  ja Sipoon kunnan verkkosivuilla osoitteessa www.sipoo.fi/palvelu/tarjouspyynnot-ja-hankinnat . 

Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin kilpailutuksen aikana tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. 

Tarjoukset tuli toimittaa sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista  27.4.2021 klo. 14.00 mennessä. Tarjoukset avattiin 27.4.2021 tarjousten avauskokouksessa kolmen henkilön ollessa läsnä. Tilaisuudesta laadittiin erillinen pöytäkirja. 

Saapuneet tarjoukset

Määräaikaan mennessä oli saapunut kaksi (2) tarjousta:

KPMG  Oy Ab

BDO Audiator Oy

Tarjoajien soveltuvuus

Molemmat tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset.  Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus tarkistettiin avauskokouksen jälkeen pidetyssä kokouksessa, jossa olivat läsnä tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja sekä hankinta-asiantuntija.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus

Molemmat tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjousten vertailuperuste ja valintaperuste

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta 30% ja laatu 70%. Vertailussa käytettiin vertailutaulukon mukaisia vertailuperusteita ja niiden suhteellisia painoarvoja Tarjousten vertailutaulukko josta tarjoajien saamat pisteet käyvät ilmi on liitteenä. Kilpailun vertailupisteet jakautuivat seuraavasti:

KPMG Oy Ab kokonaispistemäärä: 96,316

BDO Audiator Oy kokonaispistemäärä: 95,645

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki KPMG Oy Ab. Tarjouksen vuosittainen hinta tarjouspyynnössä arvioiduilla työmäärillä on 36 525,00 euroa, alv 0%.

Puheenjohtajan esitys

Esitys tehdään kilpailutuksen lopputuleman mukaisesti. Tavoitteena on, että kunnanvaltuusto voi päättää asiasta toukokuun kokouksessaan.
Tarkastuslautakunta esittää tarjousvertailun perusteella valtuustolle, että KPMG Oy Ab valitaan hallinnon ja talouden tarkastajaksi. Lisäksi lautakunta päättää, että tarjoajien tarjouksissaan liikesalaisuuksiksi merkityt asiakirjat pidetään salassa.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2017) sopimusehtoja.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.
 

Käsittely  

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan esityksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Revisionsnämnden godkände enhälligt ordförandes förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Valtuusto 24.05.2021 § 56  

599/02.08.00/2021  

Tarkastuslautakunnan ehdotus

 Valtuusto päättää, että KPMG Oy Ab valitaan tarkastuslautakunnan tarjousvertailun perusteella hallinnon ja talouden tarkastajaksi. Tarjoajien tarjouksissaan liikesalaisuuksiksi merkityt asiakirjat pidetään salassa.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.  Sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu  2017) sopimusehtoja.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Käsittely Hallintolain 28.1 § 2 kohtaan viitaten Henrik Möller ilmoitti olevansa esteellinen eikä osallistunut asian käsittelyyn.

Päätös Valtuusto hyväksyi yksimielisesti tarkastuslautakunnan ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.