Valtuusto
Esityslista 26.05.2025/Asianro 16

Kunnanhallitus 05.05.2025 § 145 

Valmistelija: yhdyskuntajohtaja Albert Andersson, albert.andersson(at)sipoo.fi

Tausta

Sipoon kunta on järjestänyt tarjouskilpailun eri puolilla Sipoota sijaitsevien koulu- ja päiväkotikohteiden siivous- ja ruokapalveluiden tuottamisesta 30.6.2025-30.6.2029 väliselle ajalle.

Tarjouskilpailu järjestettiin hankintalain (1397/2016) mukaisena avoimena menettelynä. Hankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa 19.12.2024 (2024–018306).

Tarjouksia saatiin määräaikaan 27.01.2025 klo 12:00 mennessä yhteensä kuusi (6) kappaletta.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintaperusteena oli paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvo oli 60 prosenttia ja laadun 40 prosenttia.

Sipoon kunnanvaltuusto teki 17.03.2025 hankintapäätöksen, jossa tarjouskilpailun voittajaksi valittiin RTK-Palvelu Oy:ltä. Kyseisen hankintapäätökseen jälkeen on kuitenkin havaittu, että tarjouspyyntö on ollut epäselvä laatupisteytyksen osalta, minkä takia laatupisteytys ei ole ollut kaikilta osin hankintalain mukainen.

Compass Group Oy on tehnyt hankintapäätöksestä 17.03.2025 valituksen markkinaoikeuteen. Hankintamenettelyä ei keskeytetä valituksessa esitettyjen perustelujen vuoksi.

Hankintalain säännökset hankintamenettelyn keskeyttämisestä

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514).

Oikeuskäytännössä todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että:

• hankintamenettelyssä on havaittu olennainen virhe, eikä virhettä voida korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu;

• tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi taikka virheelliseksi;

• tarjouspyyntö on epäonnistunut ja sen perusteella on ollut mahdotonta suorittaa vertailua.

Hankintalain 125 §:n esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä säilyy muuttumattomana aiemmin voimassa olleen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden.

Viimeksi mainitun säännöksen esitöiden (HE 182/2010 vp s. 22 ja 23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin.

Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on todettu, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.

Tarjouspyyntö on ollut epäselvä laatulomakkeen osalta

Tarjoajien tuli täyttää ja ladata tarjouksensa liitteeksi siivous- ja ruokapalvelusuunnitelma, johon annetut vastaukset vaikuttivat laatuarviointiin. Suunnitelmasta oli mahdollista saada enintään 40 pistettä. Tarjouspyynnön liitteenä olleessa laatulomakkeessa on kuvattu, että suunnitelmien osalta arvioidaan pisteytettävinä seikkoina seuraavia asioita:

1. Kuvaus siivous- ja ruokapalvelutöiden päivittäisestä aikataulusta kohteittain ja käytettävät työtunnit (siivous ja ruokapalvelu ilmoitettuna erikseen sekä henkilöstömäärä).

2. Kohteen esihenkilön käytettävät työtunnit (h/viikossa) kohteiden valvontaan ja perehdytykseen paikan päällä kohteissa.

3. Haltuunottosuunnitelma ja kuvaus toiminnan käynnistämisestä ja henkilöstön perehdyttämisestä. Kuvaus henkilöstön sitouttamiseen. Selvitys varahenkilöjärjestelmästä ja toimintavarmuudesta.

4. Vastuuorganisaation kuvaus.

Laatulomakkeessa pisteytyksen on kuvattu olevan skaalalla 0, 10, 20, 30 ja 40. Pisteytysskaalojen mukaan tarjousten arvioinnissa otetaan muiden seikkojen ohella huomioon hankinnan tavoitteet ja laatutason ylläpito.  Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan ole selkeästi kuvattu sitä, mitkä hankinnan tavoitteet ovat. Kuvaamatta on jäänyt myös se, miten nämä tavoitteet ja laatutason ylläpito käytännössä otetaan huomioon tarjousvertailussa tai mitä suunnitelman on lopulta tullut sisältää tiettyjen pisteiden saamiseksi.

Tarjouspyynnön laatulomakkeessa on jäänyt myös tarkemmin täsmentämättä se, mitä laatuarvioinnissa käytännössä arvioidaan kunkin kohdan 1 – 4 osalta. Kohtien 1 ja 2 osalta laatulomakkeessa ei ole täsmennetty, mitä käytännössä arvioidaan aikataulun ja käytettävien työtuntien osalta. Laatulomakkeesta ei ilmene, milloin hankintayksikkö katsoo tarjoajan pisteytettävässä suunnitelmassaan kuvaaman aikataulun ja käytettävien työtuntien määrän vastaavan hankinnan tavoitteita ja laatutason ylläpitoa erinomaisesti (40 pistettä), hyvin (30 pistettä), tyydyttävästi (20 pistettä), kohtalaisesti (10 pistettä) tai ei lainkaan (0 pistettä). Tarjouspyynnön perusteella on jäänyt epäselväksi, saako tarjoaja parhaat pisteet silloin, kun se on ilmoittanut mahdollisimman paljon työtunteja vai silloin, kun työtunteja on ilmoitettu hankinnan kohteeseen nähden riittävä määrä.

Tarjoajien on siten ollut laatulomakkeen perusteella hankala tietää, miten aikataulutus ja käytettävien työtuntien määrä on lopulta tullut suunnitelmassa kuvata, jotta tarjous on arvioitu erinomaiseksi kohdissa 1 ja 2 tai miten kyseiset asiat on tullut kuvata, jotta suunnitelma on arvioitu esimerkiksi hyväksi tai tyydyttäväksi.

Lisäksi kohdassa 4 on tullut esittää vastuuorganisaation kuvaus. Laatulomakkeen perusteella on kuitenkin jäänyt epäselväksi se, miten tarjoajan on tullut vastata tähän ja millainen vastuuorganisaatio tarjoajan on tullut esittää, jotta kuvaus olisi erinomainen, hyvä, tyydyttävä tai kohtalainen. Epäselväksi jää esimerkiksi se, kuinka monta henkilöä vastuuorganisaatioon on tullut sisällyttää ja miten, jotta suunnitelma on ollut tältä osin erinomainen, hyvä ja niin edelleen. Tarjoajille on jäänyt epäselväksi se, missä menee raja eri pisteytysskaalojen välillä.

Edelleen laatulomakkeen perusteella on jäänyt epäselväksi, pisteytetäänkö laatulomakkeen kohdat 1–4 kokonaisuutena vai erikseen.

Koska laatuarvioinnissa pisteytetyt tekijät on edellä kuvatulla tavalla määritelty laatulomakkeessa hankintalakiin nähden yleisellä ja paikoin epäselvällä tasolla, tarjoajat eivät ole tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella voineet tietää, mitä konkreettisia seikkoja hankintayksikkö tulee tarjousten vertailussa arvioimaan. Siten tarjoajat eivät ole myöskään voineet tietää, mikä lopulta tulee olemaan pisteytettävien seikkojen vaikutus tarjousten pisteytykseen.

Tästä johtuen tarjouspyyntö on ollut epäselvä laatulomakkeen osalta. Tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu edellyttää, että hankinta keskeytetään ja kilpailutetaan uudelleen. Hankintayksiköllä on hankintalain 125 §:n tarkoittamat todelliset ja perustellut syyt keskeyttää hankintamenettely. Hankintamenettelyn keskeyttäminen ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Esittelijä Talousjohtaja Ahvonen Tuula

Ehdotus Kunnanhallitus päättää:

1. keskeyttää hankintamenettelyn hankinnassa: ”Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2025-2029”.  

2. ehdottaa valtuustolle, että se hyväksyy kunnanhallituksen päätöksen ja keskeyttää hankintamenettelyn ja poistaa tehdyn hankintapäätöksen 17.3.2025.

Käsittely 

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Liitteet
 

Valtuusto 26.05.2025     

200/02.08.00/2025
  

Kunnanhallituksen ehdotus

 Valtuusto päättää keskeyttää hankintamenettelyn hankinnassa: ”Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2025-2029” ja poistaa tehdyn hankintapäätöksen 17.3.2025.

Käsittely 

Päätös  

Liitteet