Valtuusto
Pöytäkirja 02.09.2024/Pykälä 63

Sivistysvaliokunta 14.12.2023 § 144 

Valmistelija: Toimialajohtaja, arki ja vapaa-aika Jukka Pietinen, jukka.pietinen@sipoo.fi

Sipoon kunnassa toteutettiin talvella 2022–2023 sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelmatyö. Palveluverkkosuunnitelman kokoavana konsulttina toimi alkusyksyllä 2022 järjestetyn kilpailutuksen perusteella FCG Finnish Consulting Group Oy.

Palveluverkkosuunnitelmassa tarkastellaan seuraavia sivistysvaliokunnan alaisuudessa olevia palvelualueita:
 

• varhaiskasvatus
• perusopetus
• lukiokoulutus
• vapaa sivistystyö
• kulttuuripalvelut
• nuorisopalvelut
• kirjastopalvelut

Liikuntapalveluista on laadittu erillinen liikuntapalvelusuunnitelma, joka käsitellään omana erillisenä suunnitelmana. Sen toimielinkäsittely sykronisoidaan palveluverkkosuunnitelman kanssa niin, että ne muodostavat yhdessä suuremman kokonaisuuden.

Martinikylän koulutalon jatkokäytöstä on laadittu erillinen selvitys, joka on liitetty osaksi palveluverkkosuunnitelmaa. Kiinteistöä koskevaan valtuustoaloitteeseen vastataan erikseen. Tavoitteena on, että valtuusto saa käsiteltäväkseen asiaa koskevan vastauksen samaan aikaan palveluverkkosuunnitelman kanssa.

Palvelujen tarkastelun aikajänteet

Palveluverkkosuunnitelmassa tarkastellaan palveluja kolmessa aikajäänteessä:
 

1. Lyhyen aikavälin tarkastelu eli kahdesta kolmeen vuotta eteenpäin
2. Tarkastelu vuoteen 2030 saakka
3. Tarkastelu vuodesta 2030 eteenpäin vuoteen 2040 saakka

Palveluverkkosuunnitelman kehittämisen osa-alueet

Tehtävä jakautui kuuteen palveluverkon kehittämistä koskevaan osa-alueeseen, jotka muodostavat selvityksen laadinnan prosessikuvauksen:

1. Palveluverkkoselvitysten (varhaiskasvatus, perusopetus ja lukio) päivittäminen

2. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden palveluverkkoselvityksen laadinta

3. Palvelujen järjestämisen reunaehtojen tunnistaminen

4. Lyhyen aikavälin toimenpide-ehdotusten laadinta palvelualueittain

5. Palveluverkkosuunnitelman laadinta vuoteen 2030 saakka

6. Palveluverkkosuunnitelman visio ajanjaksolle 2030–2040-luvulle

Ohjausryhmä

Sivistysvaliokunnan alaisten palvelujen palveluverkkosuunnitelman laadintaa ohjasi ohjausryhmä. Kunnan hallitus nimesi ohjausryhmän Kunnanhallituksen kokouksessa 11.04.2022 § 130. Ohjausryhmä kokoontui suunnitelman laadinnan aikana 14 kertaa. Kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti ohjausryhmän tehtävänä ”… yhteistyössä viranhaltijoiden kanssa asettaa tavoitteet ja laajuuden vuoden 2022 työlle sekä varmistaa kuntalaisten ja tilojen käyttäjäryhmien mahdollisuuden osallisuuteen ja aktiiviseen keskusteluun”. 

Hankeryhmä

Suunnitelmatyön käytännön toteutusta koordinoi hankeryhmä. Hankeryhmän muodostivat:

Sivistysjohtaja, sivistysosaston kehittämisen ja tuen suunnittelijat, FCG Finnish Consulting Group kaksi johtavaa konsulttia.

Asiakirjan lukujen 2, 3 ja 8 kirjoittamisesta vastasivat Sipoon kunnan hankeryhmän jäsenet. Muista tekstiosuuksista vastasivat FCG:n asiantuntijat.

Asiantuntijat

Palveluverkkosuunnitelmatyötä sivistysosaston eri palvelualueilla luotsasi asiantuntijaryhmä, jonka muodosti entisen sivistysosaston johtoryhmä: sivistysjohtaja, opetuspäälliköt, varhaiskasvatuspäällikkö, liikuntapalvelupäällikkö, kulttuuripalvelupäällikkö, nuorisopalvelupäällikkö, kirjastopalvelupäällikkö, oppimisen ja hyvinvoinnin tuen palvelupäällikkö, Sipoon opiston rehtori ja sivistysosaston kehittämisen ja tuen suunnittelijat.

Sipoon kunnan organisaatiomuutoksen jälkeen varhaiskasvatusjohtaja ja koulutusjohtaja osallistuivat asiantuntijaryhmään. Kunnanjohtajan päätöksellä arki- ja vapaa-ajan johtaja toimi prosessin suunnitelmatyön johtajana ja asian esittelijänä sivistysvaliokunnassa.

Yhteistyöryhmä

Palveluverkkosuunnitelmatyön tukena oli eri toimialoja kokoava yhteistyöryhmä, jossa olivat mukana hankeryhmän jäsenten lisäksi yhdyskuntajohtaja, investointipäällikkö, tilapalvelupäällikkö, yleissuunnittelupäällikkö, kaavoituspäällikkö ja hankepäällikkö.

Mitä palveluverkkosuunnitelma on ja mitä se ei ole?

Palveluverkkosuunnitelmassa tarkastellaan sivistysvaliokunnan alaisten toimintojen palveluita, nykyistä palvelutarjontaa ja palveluverkkoa, tulevia tarpeita sekä ajatuksia tulevaisuuteen varautumisesta.

Suunnitelma itsessään on tukimateriaali ja tietopankki jatkotyöstöä varten, ei päätöksiä sisältävä dokumentti. Sen toimenpide-esitykset ja skenaariot ovat FCG:n asiantuntijoiden johtopäätöksiä palveluverkkosuunnitelmaan koostettujen aineistojen pohjalta (lapsi- ja oppilasmäärät, väestöennusteet, kunnan väestösuunnite, fyysisten tilojen kartoitus, talouskatsaus). Toimenpide-esitykset ja skenaariot herättänevät keskusteluja, joiden pohjalta lausuntoja tekevät jaostot tuottavat vastauksenaan oman materiaalinsa kunnan johtoryhmän ja poliittisten päätösten jatkotyöskentelyyn.

Suunnitelma ei siis ole sitova päätösasiakirja. Kaikki mahdolliset palveluverkkoon ja palvelutuotantoon liittyvät muutospäätökset tehdään erikseen normaalissa päätöksentekojärjestyksessä niissä toimielimissä, joiden toimivaltaan päätöksen tekeminen Sipoon kunnan hallintosäännön mukaisesti kuuluu. Koska kyseessä on valmisteluasiakirja, sitä käsittelevät toimielimet merkitsevät sen tiedoksi.

Osallisuus ja kuuleminen

Kuntalaisten kuuleminen on järjestetty 20.9. 2023 ja 21.9.2023 ja henkilöstön kuuleminen 1.11.2023 ja 2.11.2023. Lisäksi Sipoon kunnan kotisivuilla on ollut kommentointialusta, johon on voinut kirjata omat ajatuksensa liittyen palveluverkon eri alueisiin.

Palvelualueet ovat osallistaneet asiakkaitaan omilla kyselyillä, haastatteluilla ja hyödyntämällä hankkeiden puitteissa järjestämiä tapahtumia. Liitteessä ilmenee tarkemmin osallisuuden menetelmät ja tasot.

Palveluverkkosuunnitelman toimenpide-ehdotukset

Palveluverkkosuunnitelman toimenpide-ehdotuksia on esitelty kuntalaisille ja henkilöstölle kuulemistilaisuuksien yhteydessä. Niihin on saatu kommentteja sekä kuntalaisten että henkilöstön kirjoittamina. Kaikki kommentit on koottu yhteen päättäjille ja jatkotyöstöä varten. 

Palveluverkkosuunnitelman skenaariot

Palveluverkkosuunnitelma sisältää skenaarioita alueittain, jotka pohjautuvat selvitettyihin tietoihin lapsi ja oppilasmääristä, väestöennusteesta ja väestösuunnitteesta, toimitiloista, talouskatsauksista ja asiakaskokemuksista.

Toimielinkäsittelyn aikataulu

Palveluverkkoselvityksen käsittely alkaa sivistysvaliokunnassa, joka pyytää lausunnot toimielimiltä FCG:n laatimasta palveluverkkosuunnitelmasta.  Valiokunta käsittelee suunnitelman tämän jälkeen uudelleen ja antaa esityksensä kunnanhallitukselle. Tavoitteena on, että valtuusto hyväksyy tämän palveluverkkosuunnitelman keväällä 2024.

Tuleva prosessi, uusi toimintakulttuuri

Tavoitteena on, että palveluverkkosuunnitelmaan sisältyvät tilastotiedot päivitetään säännöllisesti. Päivittämistyö kiinnitetään osaksi toimialojen ja kunnan muita prosesseja.

Kunnan palveluverkkosuunnitelma on toiminut perustana tiedolla johtamisen kehittämiseen. Tämä tarkoittaa, että toimialojen keskeiset tunnusluvut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti. Lisäksi toimialat tuottavat ja esittelevät laadukasta, luotettavaa tietoa, mikä on välttämätöntä päätöksenteon tueksi.

Kunnalle on tärkeää, että koko organisaation ohjauksessa käytettävää tilastotietoa on aktiivisesti tunnistettu ja kerätty. Tätä tilastotietoa ei ainoastaan päivitetä jatkuvasti, vaan sitä myös hyödynnetään ja kehitetään osana muita kunnan prosesseja, kuten talousarvion laadintaa ja tilinpäätöksen tekoa.

Lisäksi kunnassa on alettu hyödyntää tehokkaammin ulkoista tietoa, kuten Tilastokeskuksen tarjoamaa tilastotietoa. Tämä tieto toimii nyt entistä merkittävämpänä osana kunnan toiminnan ohjausta ja kehittämistä tuoden lisäarvoa päätöksentekoon ja palvelujen kehittämiseen.

Kunnan johtoryhmä vastaa siitä, että palveluverkkoselvityksen avulla luodut tiedolla johtamisen elementit otetaan pysyvään käyttöön ja niiden pohjalta kehitetään sekä olemassa olevia että uusia johtamisen prosesseja.

Toimivalta

Sipoon kunnan Hallintosääntö 27 §

Esittelijä Toimialajohtaja, arki ja vapaa-aika Pietinen Jukka

Ehdotus Sivistysvaliokunta päättää

1. merkitä palveluverkkosuunnitelman tiedoksi.

2. pyytää palveluverkkosuunnitelmasta kunnan hallintosäännössä määriteltyihin toimivaltoihin liittyvät lausunnot seuraavilta toimielimiltä: suomenkielinen koulutusjaosto, ruotsinkielinen koulutusjaosto, vapaa-ajan jaosto, hyvinvointijaosto, tekninen valiokunta, rakennus- ja ympäristövaliokunta sekä maankäyttöjaosto. Lausunnot tulee antaa tammikuun 2024 loppuun mennessä.

3. pyytää lausunnot seuraavilta vaikutustoimielimiltä: nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto ja vanhusneuvosto. Lausunnot tulee antaa tammikuun 2024 loppuun mennessä.

4. esittää kunnanhallitukselle, että palveluverkkoselvityksen ohjausryhmä lakkautetaan.

Käsittely Tuomas Alaterä ehdotti, että lausunnot tulee antaa helmikuun 2024 loppuun mennessä (kohdat 2 ja 3).

 Mari Berg kannatti Tuomas Alaterän ehdotusta.

 Sivistysvaliokunta hyväksyi yksimielisesti Tuomas Alaterän vastaehdotuksen.

Päätös Sivistysvaliokunta päätti

1. merkitä palveluverkkosuunnitelman tiedoksi.

2. pyytää palveluverkkosuunnitelmasta kunnan hallintosäännössä määriteltyihin toimivaltoihin liittyvät lausunnot seuraavilta toimielimiltä: suomenkielinen koulutusjaosto, ruotsinkielinen koulutusjaosto, vapaa-ajan jaosto, hyvinvointijaosto, tekninen valiokunta, rakennus- ja ympäristövaliokunta sekä maankäyttöjaosto. Lausunnot tulee antaa helmikuun 2024 loppuun mennessä.

3. pyytää lausunnot seuraavilta vaikutustoimielimiltä: nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto ja vanhusneuvosto. Lausunnot tulee antaa helmikuun 2024 loppuun mennessä.

4. esittää kunnanhallitukselle, että palveluverkkoselvityksen ohjausryhmä lakkautetaan.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Liitteet
 

Sivistysvaliokunta 07.05.2024 § 72 

Valmistelija: Toimialajohtaja, arki ja vapaa-aika Jukka Pietinen, jukka.pietinen(at)sipoo.fi

Sivistysvaliokunta käsitteli ensimmäisen kerran sen alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelmaa (SIVVLK 14.12.2023 § 144). Tällöin valiokunta päätti merkitä suunnitelman tiedoksi ja pyytää siitä kunnan hallintosäännössä määriteltyihin toimivaltoihin liittyvät lausunnot seuraavilta toimielimiltä: suomenkielinen koulutusjaosto, ruotsinkielinen koulutusjaosto, vapaa-ajan jaosto, hyvinvointijaosto, tekninen valiokunta, rakennus- ja ympäristövaliokunta sekä maankäyttöjaosto. Lausunnot tuli antaa helmikuun 2024 loppuun mennessä.

Näiden lisäksi valiokunta päätti pyytää lausunnot seuraavilta vaikutustoimielimiltä: nuorisovaltuusto, vammaisneuvosto ja vanhusneuvosto. Lausunnot tuli antaa helmikuun 2024 loppuun mennessä.

Koska annettu lausuntoaikataulu osoittautui toimielinten osalta haastavaksi, sivistysvaliokunta päätti (SIVVLK 07.03.2024 § 32) jatkaa vastausaikaa 30.4.2024 saakka. Määräaikaan mennessä kaikki lausuntopyynnön saaneet toimielimet ja vaikutustoimielimet antoivat lausuntonsa. Lausunnot löytyvät liitteistä.

Esittelijä Toimialajohtaja, arki ja vapaa-aika Pietinen Jukka

Ehdotus Sivistysvaliokunta päättää merkitä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot tiedoksi, lähettää sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman ja siitä annetut lausunnot kunnanhallitukselle ja valtuustolle tiedoksi.

Käsittely Käydyn keskustelun perusteella Tuomas Alaterä teki seuraavan lisäysehdotuksen:

 ”Lisäksi sivistysvaliokunta toteaa, että kunnanhallituksen tulee ottaa kantaa siihen, miten palveluverkon jatkuvan kehittämisen prosessi ja toimialakohtainen, vuotuinen seuranta toteutetaan.” 

 Satu Pärssinen ja Tiina-Maria Levamo kannattivat Tuomas Alaterän ehdotusta.

 Sivistysvaliokunta hyväksyi yksimielisesti Tuomas Alaterän lisäysehdotuksen.

Päätös Sivistysvaliokunta päätti merkitä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot tiedoksi, lähettää sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman ja siitä annetut lausunnot kunnanhallitukselle ja valtuustolle tiedoksi.

Lisäksi sivistysvaliokunta totesi, että kunnanhallituksen tulee ottaa kantaa siihen, miten palveluverkon jatkuvan kehittämisen prosessi ja toimialakohtainen, vuotuinen seuranta toteutetaan.

Liitteet
 

Kunnanhallitus 19.08.2024 § 217 

Esittelijä Kunnanjohtaja Grannas Mikael

Ehdotus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman sekä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot merkitään tiedoksi ja että aineisto lähetetään johtoryhmälle työstettäväksi.

Lisäksi kunnanhallitus esittää, että johtoryhmä luo prosessin palveluverkon jatkuvalle kehittämiselle ja vuotuiselle seurannalle.

Käsittely Esittelijä tarkensi ehdotustaan siten, että johtoryhmän luoma prosessi tuodaan erikseen kunnanhallituksen päätettäväksi ja toteamalla mahdollisten toimenpiteiden toteutuksen edellytykset.

Päätös Kunnanhallitus esitti valtuustolle, että sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman sekä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot merkitään tiedoksi ja että aineisto lähetetään johtoryhmälle työstettäväksi.

Lisäksi kunnanhallitus päätti, että johtoryhmä luo prosessin palveluverkon jatkuvalle kehittämiselle ja vuotuiselle seurannalle, joka tuodaan erikseen kunnanhallituksen päätettäväksi.

Kunnanhallitus totesi, että tausta-aineistoissa ehdotettuja toimenpiteitä ei ole hyväksytty. Mikäli selvityksessä esitetty toimenpide halutaan toteuttaa, se edellyttää asiaa koskevan päätöksen tekemistä siinä toimielimessä, jonka toimivaltaan asia kuuluu.

Liitteet
 

Valtuusto 02.09.2024 § 63  

1346/12.00.00/2022
  

Kunnanhallituksen ehdotus

 Valtuusto merkitsee tiedoksi sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman sekä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot ja lähettää aineiston johtoryhmälle työstettäväksi.

Käsittely Micaela Röman esitti seuraavaa lisäystä kunnanhallituksen ehdotukseen:

 “Johtoryhmän luomaan prosessiehdotukseen sisällytetään vuosikello, josta käy ilmi säännöllinen ja vuosittainen raportointi ja käsittely valiokunnille, jaostoille, kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle.”

 Valtuusto hyväksyi Micaela Römanin esityksen yksimielisesti.

Päätös Valtuusto merkitsi tiedoksi sivistysvaliokunnan alaisten palveluiden palveluverkkosuunnitelman sekä toimielinten ja vaikutustoimielinten antamat lausunnot ja lähettää aineiston johtoryhmälle työstettäväksi.

Johtoryhmän luomaan prosessiehdotukseen sisällytetään vuosikello, josta käy ilmi säännöllinen ja vuosittainen raportointi ja käsittely valiokunnille, jaostoille, kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle.

Liitteet