Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Pöytäkirja 27.02.2024/Pykälä 35

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 27.02.2024 § 35  

31/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: asiakaspalvelupäällikkö / kundbetjäningschef Henna Salminen, henna.salminen@sipoo.fi, suunnittelija / planerare Jere Loikkanen, jere.loikkanen@sipoo.fi

Tausta

Kunnan Toimitilat -yksiköllä on ollut Kiinteistönhoidon ja ylläpidon avustavien palveluiden hankinta (TOTI 477852) käynnissä. Hankintailmoitus on julkaistu päiväyksellä 30.11.2023 TEM:n ylläpitämässä sähköisessä Hilma-ilmoituskanavassa sekä Sipoon kunnan sähköisessä tarjouspalvelussa. Tarjousten jättämisen määräaika oli 08.01.2024 klo 12:00. Tarjouskilpailussa saatiin annetussa määräajassa kuusi (6) tarjousta. Kyseessä on avoimella hankintamenettelyllä julkaistu EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, ”hankintalaki”).

Kilpailutuksen päätettyä on todettu, että hankinta tulisi keskeyttää. Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.

Lainsäädännön esitöiden mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin.

Perustelu

Hankintayksikkö on tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella tarjoajalle asetetussa soveltuvuusvaatimuksessaan edellyttänyt tarjoajien soveltuvuuden osalta seuraavaa: ’’Yrityksellä tulee olla referenssejä/suosituksia vähintään viidestä (5) työkohteesta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Referenssi voi olla voimassa oleva tai päättynyt työkohde.’’ Edellä mainittu hankintayksikön tarjoajille asettama soveltuvuusvaatimus ei täytä hankintayksikön arvion mukaan hankintalain 67 §:n mukaista vaatimusta riittävän selvästi laaditusta tarjouspyynnöstä, joka mahdollistaisi tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Tarjoajien tasapuolinen ja yhdenvertainen kohtelu vaarantuu, kun harkinta tarjouskilpailusta sulkemisesta ei saa tukea referenssivaatimuksen sisällöstä. Saapuneiden tarjousten perusteella hankintayksikkö ei pysty arvioimaan edellä mainitun referenssivaatimuksen täyttymistä. Osittain epäselvästi laaditun referenssivaatimuksen takia ei ole myöskään mahdollista arvioida, liittyykö referenssivaatimus hankintalain 83 §:n edellyttämällä tavalla hankinnan kohteeseen eikä sitä toteutuuko suhteellisuusperiaate (vaatimus on oikeassa suhteessa tavoiteltavaan päämäärään).

Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteena on täten se, ettei tarjouspyyntö referenssivaatimuksen osalta mahdollistanut vertailukelpoisia tarjouksia ja olisi näin ollen johtanut tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaarantumiseen. Hankintamenettelyn keskeyttämiselle on edellä mainittujen perusteluiden johdosta hankintalain 125 §:ssä tarkoitettu todellinen ja perusteltu syy. Ratkaisu ei vaaranna tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.

Hankintamenettelyn keskeyttämisen jälkeen hankintayksikön on tarkoitus täsmentää hankinta-asiakirjoja tarjoajalle asetettavien soveltuvuusvaatimusten osalta ja käynnistää uusi hankintamenettely tällä päätöksellä keskeytetyn hankintamenettelyn tapaan avoimena EU-kynnysarvon ylittävänä EU-hankintana.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Andersson Albert

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää, että kyseinen hankinta keskeytetään hankintamenettelyn edellä mainituin perusteluin. Saadut tarjoukset pidetään salassa julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 17 kohdan nojalla, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä. Salassapidolla pyritään turvaamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu tulevassa kilpailutuksessa.

Tekniska utskottet beslutar att upphandlingsförfarandet för upphandlingen i fråga avbryts enligt den ovannämnda motiveringen. De inkomna anbuden hemlighålls i enlighet med 24 § 1 mom. 17 punkt i offentlighetslagen (621/1999) tills den upphandlande enheten har fattat upphandlingsbeslutet i det nya upphandlingsförfarandet. Med hemlighållandet eftersträvas likabehandling av anbudsgivare i den kommande upphandlingen.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor